Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Randers Badminton Klub

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler Randers Badminton Klub i medfør af persondataforordningen. Randers Badminton Klub er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).


Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Randers Badminton Klub, Boghvedevej 30, 8920 Randers NV, CVR nr.: 18615010.

1.    Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Alle bestyrelsesmedlemmer, hvor den aktuelle bestyrelse kan ses på http://www.rbk.dk under ”Klubben” og ”Bestyrelse”

2.    Hvad er formålene med behandlingen?

a)    Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

b)    Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

c)    Indhentelse af børneattester

d)    Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

3.    Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

a)    Navn

b)    Mailadresse

c)    Telefon

d)    Fødselsdato

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

a)    CPR-nummer (Kun på lønnede medarbejdere)

b)    Oplysninger om strafbare forhold (ifbm. Indhentning af børneattester)

4.    Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a)    Medlemmer

b)    Ledere

c)    Trænere

5.    Hvem videregives oplysningerne til?

a)    Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og Badminton Danmark, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri

b)    Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DGI og Badminton Danmark, hvis en børneattest har anmærkninger

6.    Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

a)    Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til 2 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 2 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.

b)    Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

c)    CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

d)    Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

7.    Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen i vores administrationssystem Conventus hvor kun siddende bestyrelsesmedlemmer har adgang til

8.    Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9.    Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Vores IT-system kan følgende:

a)    Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt

b)    Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data

c)    Give notifikation om regelmæssig fornyelse af password


Data for seneste ajourføring af dokumentet: 7. august 2018.